هدف بدون برنامه فقط یک آرزوست. بدون برنامه ریزی مناسب، خط بین ایده و استراتژی نامشخص می‌شود و نقشه شما را برای آینده محو می‌کند. با این حال، هنگامی که برای روز خود برنامه ریزی می‌کنید و اهدافی را تعیین می‌کنید می‌توانید پیشرفت‌تان را اندازه گیری کنید. درک نحوه برنامه ریزی روزانه کلید کنترل و رسیدن به جایی است که می‌خواهید بروید. در ادامه راهکارهایی را به شما خواهیم گفت تا رسیدن به آرزوهایتان را سریع‌تر کند با زرافه همراه ما باشید.
7 گام برای اجرای برنامه ریزی روزانه
منظم بودن می‌تواند به افزایش بهره وری و کاهش استرس کمک کند. در ادامه قصد داریم شما را با روش‌هایی آشنا کنیم که به کاهش حواس پرتی منجر می‌شود. بعلاوه این کار مثبت اندیشی را در شما تقویت کرده و در مواجه با چالش‌ها شما را ایمن خواهد کرد.
هر روز برنامه‌تان را بنویسید
نوشتن برنامه روزانه یک تکنیک مدیریت زمان است. اما چرا هر روز نوشتن را توصیه می‌کنیم؟ زیرا این کار در بلند مدت به صورت یک عادت ذهنی درآمده و شما به صورت خودکار به سراغ اولویت‌های روزانه‌تان خواهید رفت و کمتر زمان تلف شده خواهید داشت. بعلاوه نوشتن باعث می‌شود ذهن شما خالی شده و تمرکز را به جای سردرگمی در کارهای روزانه به هدف جلب می‌کند. برای این کار استفاده از ابزارهایی مانند دفتر پلنر یا بولت ژورنال به شما کمک بسیار زیادی خواهد کرد.
در یک زمان مشخص برنامه ریزی کنید
وقتی برنامه ریزی خود را در یک زمان از روز انجام می‌دهید، یک عادت ایجاد می‌کنید. و عادت‌های خوب این قدرت را دارند که شما را در مسیر درست نگه دارند. می‌توانید برنامه‌تان را شب قبل یا صبح زود بنویسید. اینکه زمان نوشتن برنامه صبح یا عصر باشد اهمیت زیادی ندارد اما اینکه خودتان را مقید به انجام آن در یک زمان مشخص کنید بسیار مهم بوده و باعث شکل گیری عادت در شما می‌شود.
یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید دربیاورید
بهتر است کار را با یک توفان فکری آغاز کنید. اما چطور؟ یک لیست از تمام کارهایی که قرار است امروز انجام دهید درآورده و آن‌ها را لیست کنید. به چه کسی قرار است ایمیل بزنید؟ ساعت جلسات‌تان را مشخص کنید. زمان را فقط محدود به امروز نکنید شاید قرار باشد کاری را در چند روز آینده تحویل دهید پس بهتر است از امروز به فکر انجام آن بیافیتد و آن را جمع و جور کنید. پیش بینی کردن یکی از مهمترین کارهایی است که در برنامه ریزی روزانه به آن نیاز دارید.
کارها را به دو بخش شخصی و کاری تقسیم کنید
امروزه در بسیاری از مقالات و کتاب‌ها به تعادل بین زندگی و کار اشاره می‌شود. بسیاری از افراد اینقدر به کار اهمیت می‌دهند که بخش مهمی از زندگی شخصی‌شان تحت تاثیر کسب و کارشان قرار می‌گیرد. اما در اصول برنامه ریزی جدید به تفکیک این موارد تاکید شده است. به همین دلیل توصیه می‌کنیم دو بخش (ستون) از وظایف روزانه ایجاد کنید. در یک ستون کارهای شخصی و در دیگری کارهای تجاری‌تان را درج کنید. همواره سعی کنید تعادل بین کار و زندگی شخصی تان ایجاد کنید در ساعات کاری کار، و در ساعات غیر کاری به امور شخصی بپردازید.
دو کار مهم امروز را مشخص کنید
پیشنهاد می‌کنیم این دو کار یکی از میان لیست کارهای تجاری و شخصی باشد. این دو مورد نباید سخت‌ترین وظایف یا طولانی‌ترین وظایف‌تان باشد. این دو، مواردی هستند که برای رسیدن به اهداف بلند مدت شما اثر گذارند و در واقع نقطه شروع شما در رسیدن به موفقیت هستند. یادتان باشد انجام همین دو مورد در افزایش انگیزه شما و استفاده بیشتر از برنامه ریزی از اهمیت زیادی برخوردار است.
متعهد به زمان باشید
سعی کنید خود را متعهد به زمان کنید. یعنی چکار کنیم؟ بهتر است برای انجام کارها بازه زمانی مشخص کنید. مثلا بگویید: 10 تا 11 صبح را به پاسخ دادن به ایمیل‌ها می‌گذارم یا 13 تا 14 را به جلسات روتین روزانه اختصاص می‌دهم اینکار مانع از کش آمدن کارها شده و از طرفی باعث ایجاد کار عمیق در آن بازه زمانی خواهد شد که معمولا نتیجه بهتری هم به همراه دارد.
چند کار ساده و غیر زمانبر را انتخاب کنید
گاهی اوقت فکر می‌کنیم که کارهایی که در دفتر برنامه ریزی یا لیست کارهای روزانه یادداشت می‌کنیم باید وظایفی طولانی، زمانبر و یا بزرگ باشند. و مثلا نباید کاری را که در کمتر از 10 تا 15 دقیقه به اتمام می‌رسد را در دفتر نوشت. یادمان نرود که مدت زمانی که برای انجام کارها اهمیت آن را نشان نمی‌دهد! پس شما هم مثل من عاشق خط زدن یا تیک زدن تسک‌ها شوید این کار به شدت جواب می‌دهد. این کار در انجام برنامه ریزی روزانه باعث می‌شود روزتان ساخته شود و انرژی زیادتری بگیرید.
چندبار در روز به لیست کارها نگاه کنید!
یکی دیگر از روش‌های موثر در مدیریت زمان این است که به لیست کارها مراجعه کنید. این کار به سازماندهی منتهی می‌شود. لیست خود را در جایی نگهدارید که می‌توانید چند بار در روز به آن سر بزنید. این لیست می‌تواند در بولت ژورنال، دفتر پلنر یا لپ تاپ‌تان باشد. من خودم عاشق نوشتن هستم و این کار را به شدت موثر می‌دارم به خصوص روی کاغذ. پس اگر مثل من هستید دفتر برنامه ریزی بهترین انتخاب برایتان خواهد بود.
فواید برنامه ریزی روزانه چیست؟
فواید برنامه ریزی روزانه برکسی پوشیده نیست و مهارت‌های بسیار زیادی را در شما تقویت می‌کند. در ادامه می‌خواهیم به 5 فایده آن اشاره کنیم با زرافه همراه ما باشید.
- بهبود مدیریت زمان: داشتن برنامه ریزی به شما در مدیریت زمان کمک می‌کند. این که واقعا برای انجام هر کار چقدر زمان نیاز دارید و اینکه چه جاهایی باید با نه گفتن و قبول نکردن کار زمان گرانبهای خود را بهتر استفاده کنید.
- افزایش بهره وری: این کار باعث افزایش تمرکز در حین انجام کار می‌شود و میزان بهره وری روزانه را به شدت بالا می‌برد. بعلاوه به افزایش انگیزه شما هم کمک شایان توجهی خواهد کرد.
- تقویت نظم و سازماندهی: برنامه ریزی باعث افزایش نظم شخصی شما خواهد شد و به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های بزرگ را به کارهای کوچک‌تر تقسیم کرده و با پیگیری و سازماندهی؛ کارها را به سرانجام برسانید.
- کمک به سلامت بدن: شاید باورش کمی سخت باشد؛ اما برنامه ریزی باعث کاهش استرس در شما می‌شود. آرامش مهمترین چیزی است که هر کدام از ما در طول روز به آن نیاز داریم که به کمک برنامه ریزی دقیق دست یافتنی خواهد بود.
- رشد و یادگیری به همراه دارد: مهمترین نتیجه برنامه ریزی خودشناسی است. که به مرور به رشد و یادگیری شما کمک می‌کند. با شناخت نقاط ضعف روی آن‌ها سرمایه گذاری خواهید کرد و همین به رشدتان کمک می‌کند.
چرا به برنامه ریزی روزانه نیاز داریم؟
برنامه ریزی روزانه می‌تواند کار دشواری باشد، اما باید بدانید که بسیار ضروری است. فرقی نمی‌کند شما یک کارآفرین، فریلنسر یا کارمند باشد؛ اگر برای روزتان برنامه ریزی نکنید، کارآمد بودن و رسیده به اهداف‌تان سخت خواهد بود. اولین قدم در برنامه ریزی روزتان این است که به کاری که می‌خواهید انجام دهید و زمانی که طول می‌کشد فکر کنید. سپس هرکار را به مراحل کوچک‌تر تقسیم کنید و یک چارچوب زمانی برای آن‌ها تعیین کنید. این به شما کمک می‌کند تا روی کارهایی که باید انجام دهید متمرکز بمانید و از حواس پرتی جلوگیری کنید.
داشتن این طرز فکر به شما امکان می‌دهد در طول روز بهره وری بیشتری داشته باشید. برنامه ریزی به شما کمک می‌کند با انگیزه بمانید و به اهداف‌تان برسید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که از حواس پرتی اجتناب کنید، وظایف را اولویت بندی کنید و بر زندگی خود کنترل داشته باشید. یادگیری و استفاده از نکاتی که در بالا به آن اشاره شد زمانبر است، اما مزایای آن ارزشش را دارد. پس به جای تنبلی و بهانه آوردن بهتر است به گام‌هایی که در ابتدای این مقاله اشاره کردیم فکر کنید و خیلی زود این کار را شروع کنید. ما در زرافه همراه در کنارتان هستیم.
